ミスをして信頼回復をしなければならないときに気をつけるポイント3つポイント① 謝罪
1つ目は、謝罪です。「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という気持ちを伝えることが大切です。「ご迷惑をおかけする」というのは、ミスをしたことで仕事の関係者との調整やお客様への謝罪といったミスをしたことで対応しなければならなくなったことについてです。
謝罪とは、「ミスをすることでその仕事に関係する人たちにご迷惑をおかけして申し訳ないという認識を持っていることを伝える」ことと言えます。
謝罪をしないで経過を説明しようとしたり、自分には責任がないということを言ってしまうと、「言い訳しようとしている」「無責任だ」という印象を持たれますので注意が必要です。
(例)お客様からマネジャーへクレームが入った
- お客様への謝罪「私の電話対応によって、〇〇様にご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。」
- マネジャーへの謝罪「私の電話応対によって、(お客様とマネジャー双方に対して)ご迷惑をおかけしてございません。」
ポイント② 原因と対策
2つ目は、原因と対策です。原因と対策というのは、「〇〇が原因でミスをしてしまいました」「今後は、ミスをしないよう△△という対策を行ないます。」というものです。マネジャーと相談しながら対応していきましょう。
(例)お客様からマネジャーへクレームが入った
- お客様への説明「電話対応についての認識が甘くご迷惑をおかけしてしまいました。(原因)上司の指導を受け、ご迷惑をおかけしないように対応してまいります。(対策)」
- マネジャーへの説明「他の業務に気を取られていて、電話対応がおろそかになっていました。(原因)今後は、電話に出る時にはいったん仕事を中断して、電話に集中して対応します。(対策)」
注意点として、この原因と対策を説明しない方がいらっしゃいます。主に2つのパターンです。
「謝罪だけを繰り返す人」
1つ目のパターンは、謝罪だけを繰り返す人です。相手から見るとその場を取り繕っているだけという印象を持ってしまい信頼回復にはつながりません。
「原因と対策を説明しないで事後対応だけする人」
2つ目のパターンは、原因と対策を説明しないで事後対応だけする人です。一見、対応しているのでいいのではと思いがちですが、原因と対策の説明がないと、相手は「また同じミスを繰り返すのではないか」という不安を感じてしまいます。
このような対応して、相手に不信感を持たれていないか、日頃の対応をチェックしてみましょう。
ポイント③ 信頼回復
3つ目は、信頼回復についてです。「謝罪」をして「原因と対策」を説明することでひと安心してしまっていないでしょうか?今後どんな対応をするのかによって信頼回復できるかどうかが決まります。そのためには、以下の3点を意識して対応していきましょう。
1つ目は、ミスを繰り返さないようにすることです。マネジャーの指導を受けることとともに、その対応がすでにできている先輩や同僚に相談してアドバイスを受けましょう。一番いけないことは、ミスをする前と同じ行動を繰り返すことです。同じ行動を繰り返さないために何を変えるのか決めて動きましょう。
2つ目は、他の仕事を全力で対応することです。ミスをして叱られたことでショックを受けてしまい、他の仕事にも影響が出てしまうことを避けましょう。そのためには、決めた対策を行うと決めたらそのミスのことには区切りをつけて、他の仕事に意識を向けましょう。
3つ目は、目先の評価に一喜一憂しないことです。「お客様のクレームによって売上が減ってどうしよう」「会社の業績評価が下がったら嫌だな」といった評価ばかりを気にしてしまうと空回りしてしまうものです。長い目で自分の仕事ぶりを見ていただきながら、信頼していただけるよう一つ一つ対応していこうと思うことが大切です。
- ミスをして信頼回復をしなければならないときに気をつけるポイント①「まず謝罪をしっかり行う」
- ミスをして信頼回復をしなければならないときに気をつけるポイント②「原因と対策を伝える」
- ミスをして信頼回復をしなければならないときに気をつけるポイント③ 信頼回復のために、「ミスを繰り返さない」「他の仕事を全力で対応する」「目先の評価に一喜一憂しない」
信頼回復まで合わせて対応できるようになると、「ミスをしないようにしよう」「ミスをしたら繰り返さないように気をつけよう」となり、自然とレベルアップできるようになりますのでやってみてくださいね!
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