ブログ

関係部門が言うことを聞いてくれない…。

関係がうまくいっていない…。

調達部門の仕事は、関係部門が協力してもらえないと進まないので困りますよね。

そんなときは、関係部門が調達部門に求めていることを知っておくといいですよ。

今回は、調達部門向け研修のワークでこれまで受講者の方に発表していただいた、「関係部門に喜ばれたこと３つ」をご紹介します。

年上部下への接し方がわからない。そんなお悩みをお持ちの方、いらっしゃいませんか？

苦手意識があると接し方がぎこちなくなってしまい、ますます話しづらくなってしまいますよね。

今回は、私が始めて年上部下と一緒に仕事をしたときの経験談をお伝えしていきます。

年上部下と接するときのポイントについても解説していきますので、ぜひチェックしてみてください。

ポイントは、「チームのためにあなたの経験やスキルで力を貸していただけませんか？」というスタンスで接することです。

それでは、「年上部下への接し方（経験談）」についてお伝えしていきますね。

関係部門とのコミュニケーションがうまくいかなくて仕事が進まない方、いらっしゃいませんか？

調達部門内のコミュニケーションであれば、そんなに気を使わないで済みますが、関係部門の人たちとのコミュニケーションは、同じ会社といっても担当している仕事が違うのでいろいろと気を使いますよね。

そんなときは、コーチングスキル（コミュニケーションスキル）を活用してみてはいかがでしょうか？

コーチングを学んだことがないという方でもわかりやすくポイントを解説しましたので、ぜひチェックしてみてください。

それでは、「関係部門との対話にコーチングを活用するポイント３つ」についてお伝えしていきますね。

「指示されるまで動けない部下」

「言われたことしかしない部下」

どうしたら自分で動けるようになってくれるのか…。

そんなお悩みを抱えている調達マネジャーの方、いらっしゃいませんか？

もしかしたら、「仕事の任せ方」を変えてみるといいかもしれません。 

部下に仕事を任せるときのポイントについて解説しましたので、ぜひチェックしてみてください。

ポイントは、「中途半端に口出ししないで、最初に任せると決める」ことです。

「ちゃんとやってくれるか心配…。」

「そのやり方ではうまくいかないな…。」

マネジャーから見た部下は、そう感じるかもしれません。

でも、部下は、マネジャーがそう感じていることを敏感に察してしまうものです。

「マネジャーの顔色を見ながらやらなきゃと思ってしまっているから、自分から動けなくなっている」

そんなふうにとらえてみてください。

それでは、「部下が一人で動けるようになるためのポイント３つ」についてお伝えしていきますね。

上司と取引先に訪問するとき、どんなことに気をつけていますか？

特に毎期のコストダウン交渉で訪問するときは、いろいろと気を使いますよね。

「交渉、うまくいくかな？」

「用意した資料、間違ってないかな？」

「取引先から突っ込まれたらどうしよう…。」

私も調達部門で業務をしていたときに、試行錯誤しながら準備をして交渉してきましたが、たくさん失敗をしてきました。

今回は、上司と取引先訪問したときに怒られた失敗談についてお伝えしていきます。「コストダウン交渉で取引先に訪問するときに気をつけておくこと」についてもお伝えしますので、ぜひチェックしてみてください。

ある取引先とのコストダウン交渉で、私を待っていたのはある”落とし穴”でした。

それでは、「取引先訪問で上司に怒られた”失敗談”とは？」についてお伝えしていきますね。

みなさんの周りに、「この人、仕事しやすいな〜」という方、いませんか？

一方で、「この人、仕事しにくいな…」という方もいらっしゃると思います。

「仕事がしやすい」

「仕事がしにくい」

この違いは、どんなところにあるのでしょうか？

調達部門で仕事されている方は、関係部門の人に「仕事がしやすくて助かります」と思ってもらうことがとても大切ですので、ぜひチェックしてみてください。

ポイントは、「相手があなたに望んでいることを知っておく」ことです。

相手からあなたを見たときに、「この人、わかってるな。助かる。」と思ってもらう感じです。

それでは、「仕事相手から喜ばれるポイント３つ」について説明していきますね。

「急に怒りだして、びっくりした！」という経験、ありますか？

矛先が自分でなかったとしても、周りでそういうことがあったら「どうしたの？」と思いますよね。

もし、仕事相手として接することになってしまったときの対処法について取り上げましたので、ぜひチェックしてみてください。

ポイントは、「何に対して怒りを感じているかを見極める」ことです。

急に怒り出すというのは、怒り出す前の対応や出来事への不満が爆発していると思ってみてください。

「言いたかったけど、言いづらかった」

「言いたかったけど、どう伝えていいかわからなかった」

「言わなくても、気づいてほしかった」

そんな気持ちを感じている人だなとイメージしてみてください。

それでは、「急に怒り出す人へのポイント３つ」について説明していきますね。

「忙しいし、他にやることもあるし、まあ明日でいいか！」とつい先送りしてしまい…。

何度も繰り返していたら、「なにもできてない！」と慌てること、ありませんか？

先送りしたくなるときに「始めてほしいこと」について解説しましたので、ぜひチェックしてみてください。

ポイントは、「コストダウン交渉の準備に必要なことをリストアップする」ことです。

たとえば、しばらくしていなかった掃除をしたいと思ったときに、

・「掃除機はどこにあったかな？」と探すところから始める

・「掃除機を準備してすぐに使える状態にしてある」ところから始める

どちらが、先送りしないですぐに始められそうでしょうか？

「掃除機を準備してすぐに使える状態にしてある」の方ですよね。

そんなイメージを持ってチェックしてみてください。

それでは、「コストダウン交渉準備を先送りしないで進めるポイント３つ」について説明していきますね。

関係部門が協力してくれない…。

調達部門だけでは仕事が進まないなと感じること、ありませんか？

私も調達部門で仕事をしていたときに経験しました。

「取引先とのコストダウン交渉がうまくいかなくなったとき」です。

関係部門に協力してしてもらえないと厳しいな…。そう感じました。

日頃からコストダウン活動に協力してもらえる関係性をつくっておくと、取引先とコストダウン交渉するときにスムーズに進められるようになりますので、ぜひチェックしてみてください。

ポイントは、いきなりコストダウンの協力を求めるのではなく「下準備」をおくことです。

それでは、「関係部門にコストダウンの協力をしてもらうための下準備とは？」について説明していきますね。

仕事を覚えようとしない部下がいる。

どう指導したらいいのかな…。そう感じている調達マネジャーの方、いらっしゃいませんか？

「いつになったら、仕事を覚えるのかな？」

「もしかしたら、いつまでたっても覚えないかも？」

そんな悩みをお持ちの調達マネジャーの方に、仕事を覚えようとしない部下への指導方法について解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

ポイントは、「部下との面談で〇〇すること」にあります。

それでは、「仕事を覚えようとしない部下への指導ポイント３つ」について説明していきますね。

１月8日に１都３県で緊急事態宣言が発令されました。

そんな状況の中で、上司から「取引先の最新状況を確認して報告するように」という指示が出ている方、いらっしゃいませんか？

緊急事態宣言発令によって、

「納期に影響はないか？」

「供給体制に影響はないか？」

「価格への影響はないか？」

といった、”取引先の最新情報”を集めるポイントをお伝えしますので、ぜひチェックしてみてください。

ポイントは、「取引先の営業マンにどう依頼するか？」です。

それでは、緊急事態宣言時に”取引先の最新情報”を集めるポイント３つについて説明していきますね。

あまり確認しないで引き受けてしまって、何度もやり直し！になることってありませんか？

何度もやり直し！が少なくなるとストレスがなくなりますし、仕事がはかどりますので、ぜひチェックしてみてください。

ポイントは、仕事のゴールを確認することです。

「自分が思っているゴール」

「相手が求めているゴール」

自分と相手のギャップを埋めていくことが大切です。

それでは、「何度もやり直し！を回避するポイント３つ」について説明していきますね。

「仕事を始めたばかりなんだけど、どうやって仕事を受けたらいいんだろう…。」

「何度も聞いたら迷惑がかかるかな？」

自分一人で仕事ができるようになるまで不安ですよね。

親切な先輩がいてマンツーマンで教えてくれる人がいたら理想的です。

でも、親切な先輩がいても自分の仕事もありますから、いつもそばにいてくれるとは限りません。

「仕事を受けるときに、どんなことを確認したらいいかわからない」

「受けたあと、途中でなにをしたらいいかわからなくて困ることがある」

という新人の方が、仕事を受けるときのポイントをご紹介していきますので、この機会にチェックしてみてください。

ポイントは、依頼された仕事のゴールをはっきりさせることです。

ゴールをはっきりさせるというのは、「なにができていればOKなのか」を確認するということです。

それでは、「新人さんが仕事を受けるときのポイント３つ」について説明していきますね。

「普段、話をしたことがない人とどう話したらいいか・・・」　人見知りで会話が苦手な人にはつらいですよね。

実は、私も人見知りです。（笑）

研修講師の仕事で人前で話をしているにもかかわらず、初対面でお会いする人とお話しするときは、毎回緊張しています。ただ、緊張はしますが、毎回気をつけていることがあります。

一緒に仕事をする人とのコミュニケーションがスムーズになると仕事がしやすくなります。人見知りで会話が苦手という人が押さえておきたいポイントをご紹介しますので、この機会にチェックしておきましょう。

それでは、「人見知りで会話が苦手な人のための対処法」について説明していきますね。

「わかりました！やっておきます〜。」

返事はいいけど、ちゃんとやってくれない・・・。そういう人いませんか？

調達の仕事は、自分で最後までやるというよりも、関係部門や取引先の担当者に依頼して進めていくことが多いので、きちんと対応してもらえるようにできるかどうかが、仕事の質に影響します。

ポイントは、相手にしてもらいたいことを具体化して、お互いに共有しておくことです。

「自分がこうしたいと思うこと」

「相手はこうすればいいと思っていること」

そのギャップを埋めていくために会話をしながら確認していくということです。

「納期やトラブルの調整ばかりに追われて、また今日も一日が終わってしまう・・・」

同じトラブルばかり続くと他のことができなくなりますよね。

ポイントは、目先の調整をしなくてはいけなくなる原因を特定して、その原因を取り除くことです。

「取引先A社営業の○○さん、なんとかしてよ〜。全然だめ！」という感じで苦情を言っている人、いませんか？

大げさに言ってくる人の場合、どこまで本当のことなのかわからないのが困りますよね。

どこまでが「本当のこと」で、どこからが「大げさ」に言っているのか、その区別がつけながら話を聞けるようになると、振り回されることがなくなりますよ。

ポイントは、相手の話を鵜呑みにして、受け止めないことです。

途中でストップをかける部門があって進まないとキツイですよね。

かといって、関係部門のOKが出ないことには何も進められないのが調達部門の仕事です。

いざとなったら協力してもらえる人達がいる。そうすると、思い切って仕事できますよね。

「反対です。無理です。」と言うだけではない、お互いに協力し合える関係づくりをしていきましょう。

ポイントは、相手が「協力したい！」と思える動機づけを考えておくことです。

関係部門に依頼したものの、後回しにされてしまってコストダウンの施策が進まない・・・、ってありますか？

確認しても、「今、忙しいからそのうちやります」って言われると、「いつになったらやってもらえるのかな？」とモヤモヤしますよね。

社内の関係部門の人たちに協力してもらえるかどうかというのは、調達部門で仕事をする人にとって、とても大事なことです。

関係部門の人たちに応援してもらって、コストダウンの施策を進められるようになりましょう。

ポイントは、仕事をお願いする相手に、気持ちよく仕事をしてもらえるように「コミュニケーションの取り方」を”ひと工夫”すること。

コストダウン交渉の準備をしようと思っている。

でも、今、忙しいから落ち着いたらやろうとして、先送りしてしまうことってありますよね。

忙しいとつい先送りしたくなりますが、コツコツ準備できるようになったらいいですよね。

■早くとりかからなければ・・・とモヤモヤしなくてすむ

■交渉直前でバタバタしなくてすむ

■交渉後にちゃんと準備しておけば・・・と後悔しなくてすむ

■休みの日は、仕事のことを考えずにゆっくりできる

というふうに、コツコツ準備できるといいことがあります。休みの日は、好きなことをして気分転換したいですよね。

でも、目先の納期調整とか、今すぐにやらなくてはいけないことがたくさんある。

新たな仕事や問い合わせもどんどん入ってくる。

そういときは、時間の使い方を見直していきましょう。

仕事がたくさんたまっているときは、つい目の前の仕事から手をつけたくなりますが、仕事をする順番を工夫すると、効率良く進めることができるようになります。「今すぐにやらなくていいこと」に、すぐ手をつけないようにすることが大切です。

「コストダウン交渉準備をするための時間確保術」について説明していきますね。

新年あけましておめでとうございます！

「目先の仕事に追われて、コストダウン交渉の準備ができてない！」ってありますよね。

交渉直前になってバタバタするのは嫌ですよね。

早めに準備しておいた方が、絶対いいですよ。

■取引先から質問されたときに、その場で回答できる

■上司からフォローしてもらいやすくなる

■自信をもって交渉に臨める

■コストダウンに協力してもらいやすくなる

いいことずくめです。

準備に時間がかかりそうな仕事なことをするときは、あらかじめ必要な情報をそろえておくと進めやすいです。

私は、まず事前に情報をそろえておくことから始めていました。

必要な情報さえそろえておけば、あとは、交渉で伝えたいことを資料にまとめるだけで済みますよ。