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【調達マネジャーの心得】トラブル時こそ「心の余裕」を！調達チームに安心感を与える自己管理のポイント５つ

【調達マネジャーの心得】トラブル時こそ「心の余裕」を！調達チームに安心感を与える自己管理のポイント５つ

「トラブルが重なると、つい感情的になり、調達部員に対して強い口調で接してしまったあとに後悔してしまう。・・・」
「予期せぬ事態に直面した際、自分自身が一番焦ってしまい、周囲に不安な空気を与えていないか不安で仕方がない。・・・」
「山積する課題をすべて一人で解決しなければならないと思い詰めてしまい、冷静な判断を下すための心のゆとりが持てない。・・・」

納期の逼迫や突発的な不具合など、調達の現場では予想だにしない事態が次々と舞い込みます。次々に押し寄せる課題を前に、責任感の強いマネジャーほど「自分が何とかしなければ」と、知らず知らずのうちに自分自身を追い込んでしまっているのではないでしょうか。張り詰めた糸が切れそうになり、つい調達部員に厳しい言葉を向けては、夜に一人で自責の念に駆られる方もいらっしゃいます。

調達マネジャーが心の平穏を失うことは、単なる個人の問題ではなく、調達チーム全体の判断力や士気をも左右する大きな要因となります。

そこで、今回のブログは、調達マネジャー自らが「心の余白」を作り、調達チームに安心感を与える自己管理のポイントをご紹介します。目の前の問題に振り回されるのではなく、どっしりと構えて調達チームを導くためのヒントとしてご活用いただければ幸いです。

今回は、【調達マネジャーの心得】トラブル時こそ「心の余裕」を！調達チームに安心感を与える自己管理のポイント５つについてお伝えしますので、ぜひご覧ください。

【調達マネジャーの心得】トラブル時こそ「心の余裕」を！調達チームに安心感を与える自己管理のポイント５つ

ポイント①　トラブルが起きたときこそ、まずは一呼吸置いて事実を確認する

トラブルの報告を受けた直後は、誰しも動揺し、すぐに指示を出さなければと焦るものです。しかし、焦った状態での判断は、かえって事態を混乱させることがあります。まずは一呼吸置いて、客観的な事実を確認することに意識を向けてください。何が起きているのかという情報を整理する作業を行うことで、脳が「感情」から「論理」へと切り替わり、自然と自分自身の心を落ち着かせることができます。冷静に現状を見極めることが、正確な状況把握への第一歩となります。

【事実関係を確認する（例）】

納入予定の部品が届かないという報告を受けた際、すぐに代替品の確保を命じるのではなく、まずは「どこで」「何が」止まっているのか、輸送ルートの現状を確認する。
不良品発生の連絡が入った際、仕入先への抗議を優先するのではなく、まずは自社のラインへの影響範囲と、手元にある在庫の正確な数を確認する。

このように、感情と事実を切り分けて整理することで、調達マネジャーとして次に打つべき最善の手が見えてきます。慌てて動く前に、まずは深呼吸をして、目の前の事実を一つずつ確認することから始めてください。

ポイント②　調達マネジャーの焦りは周囲に伝わるため、意識して冷静に振る舞う

調達チームにおいて、調達マネジャーが醸し出す空気感は、周囲の動きを左右するほどの影響力を持ちます。トラブルの際、調達マネジャーが意識的に冷静な態度を保つことは、調達チーム全体に「この状況でも大丈夫だ」という安心感を与えます。周囲が落ち着きを取り戻すことで、調達部員一人ひとりが本来の判断力を発揮し、迅速なリカバリーへと繋げることが可能になります。

【調達マネジャーの冷静な振る舞い方（例）】

悪い報告を受けたときこそ、まずは相手の話を最後まで静かに聞き、「報告してくれてありがとう」と一言添えて、相談しやすい雰囲気を作る。
納期トラブルの対応中であっても、意識的に動作をゆっくりにし、努めて穏やかなトーンで話すことで、調達チーム全体の過度な緊張を和らげる。

調達部員がミスを恐れずに最善の策を考えられる環境を作ることは、調達マネジャーの大切な役割です。リーダーがどっしりと構え、冷静に振る舞うこと自体が、調達チームの危機管理能力を高めることになります。

ポイント③　無理に一人で解決しようとせず、早めに関係部署や上席に相談する

責任感の強い調達マネジャーほど、トラブルが発生した際に「自分の管理不足だ」と考え、一人で抱え込んで解決しようとしてしまいがちです。しかし、個人の限界を超えて背負い込みすぎると、判断の遅れや見落としを招き、結果として調達チーム全体に大きな影響を及ぼすことがあります。困難な状況こそ、早めに関係部署や上席に共有することで、調達チームとしての適切なリソースを確保し、事態を早期に収束させることができます。

【周囲への相談の仕方（例）】

自社だけでは解決が難しい大幅な納期遅延が発生した際、一人で仕入先と交渉し続けるのではなく、早めに上席へ報告し、経営層レベルでの働きかけを検討してもらう。
仕様変更に伴うコスト増や納期への影響が懸念される場合、一人で悩まずに関係部署（設計や製造部門）へ現状を伝え、全体最適の観点から調整を依頼する。

「周囲に相談すること」は決して弱さではなく、調達チームを守るための賢明なリスク管理です。問題をオープンにすることで周囲の協力が得られやすくなり、調達マネジャー自身の心の余白を保つことにも繋がります。

ポイント④　日頃から自分を整える習慣を持ち、冷静な判断ができる「余白」を作る

調達業務は日々状況が変化するため、調達マネジャーには常に的確な判断が求められます。心身が疲弊している状態では、小さなトラブルでも過剰に反応してしまったり、重要なサインを見落としたりするリスクが高まります。日頃から自分自身を整える習慣を持ち、心に「余白」を作っておくことは、突発的な事態に対しても冷静に対処するための大切な自己管理です。

【自分を整え「余白」を作る（例）】

「出社後、まずは温かい飲み物を飲みながら一日のスケジュールを確認する」といった自分なりのルーティンを持ち、落ち着いて業務に入る準備を整える。
納期調整や価格交渉が続く多忙な時期こそ、意識的に短時間の休憩を取り、一度業務から離れて頭をリセットする時間を作る。

常に自分をベストな状態に近づけておくことで、予期せぬトラブルが起きた際も、感情に振り回されることなく客観的な判断を下せるようになります。日々の些細な習慣が、結果として調達チームを守るための安定したマネジメントに繋がります。

ポイント⑤　起きてしまった事実に区切りをつけ、解決のための「次の一手」に注力する

トラブルが発生した際、「なぜ防げなかったのか」と過去を悔やみ続けても、起きてしまった事実は変えられません。調達マネジャーが過去に執着しすぎると、解決に必要なエネルギーを消耗し、現場の動きを停滞させてしまいます。大切なのは、起きたことを「現時点での確定事項」として一度区切りをつけ、今の状況から「これから何をすべきか」という解決策に思考を切り替えることです。

【事実への区切り方と次の一手（例）】

輸送事故による欠品が判明した際、「なぜその便を選んだのか」を責めるのではなく、「事故は起きた」と事実を認め、すぐに航空便への切り替えや他拠点からの在庫転送の手配に注力する。
仕入先の工程ミスで不適合品が発生した際、責任追及を一旦横に置き、「まずは良品がいつ揃うか」を確認した上で、生産計画の組み換えについて関係部署と協議する。

過去の分析も将来の再発防止には必要ですが、混乱の最中においては、現状を動かすための「次の一手」を優先してください。調達マネジャーが前を向くことで、調達チーム全体が解決に向けたポジティブな動きを取り戻すことができます。

まとめ

ポイント①　トラブルが起きたときこそ、まずは一呼吸置いて事実を確認することで、感情に流されない正確な現状把握に努める。
ポイント②　調達マネジャーの焦りは周囲に伝わるため、意識して冷静に振る舞い、調達チームの判断力を維持できる環境を整える。
ポイント③　無理に一人で解決しようとせず、早めに関係部署や上席に相談することで、調達チームとして最適な解決策を選択する。
ポイント④　日頃から自分を整える習慣を持ち、冷静な判断ができる「余白」を作ることで、突発的な事態への対応力を高めておく。
ポイント⑤　起きてしまった事実に区切りをつけ、解決のための「次の一手」に注力することで、調達チームの動きを停滞させずに前進させることができる。

調達マネジャー自身が心にゆとりを持ち、トラブルに動じない基盤を整えることが大切です

トラブルが避けられない調達の仕事だからこそ、調達マネジャーに求められるのは、完璧に防ぐこと以上に「何が起きても動じない姿勢」です。どっしりと構えているだけで、調達チームの部員たちは迷いなく動くことができるようになります。まずはトラブルの連絡を受けたとき、すぐに受話器を取ったり返信したりする前に、一度深く息を吸って「事実だけを書き出してみる」ことから始めてみてください。

毎日忙しい中で自分を整える時間を取るのは大変なことですが、その少しの「余白」が、いざという時のあなたを助けてくれます。また、どうしても一人で抱え込みそうになったときは、無理をせず周りに頼ってください。関係部署や上席も、きっとあなたの力になりたいと考えています。

一歩ずつで大丈夫です。落ち着いて「次の一手」を考えていけるよう、日々の積み重ねを心から応援しています。

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佐藤公和

食品メーカー・大手電子機器メーカーの調達業務に13年従事。社内外でリーダーシップを発揮し収益向上に貢献する。独立後、調達部門に特化した組織風土改革・人材育成支援コンサルタント・研修講師として活動中。

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