【調達組織風土改革】調達部員の話に「険しい顔」をしていませんか？相談しやすい空気を作る3つのステップ
- 「忙しい時に限って、調達部員がトラブルの報告に来る。つい顔に出てしまい、相手がびくっとしているのを見て、自分も情けなくなる・・・。」
- 「調達部員が同じようなミスで相談に来ると、喉元まで「前も言ったよね」という言葉が出そうになる。なんとか抑えようとするけれど、どうしても厳しい言い方になってしまう・・・。」
- 「相談しやすい空気を作りたいのに、自分の余裕のなさが調達チームに伝わっている気がする。どうすれば、どんな時でも落ち着いた態度で話を聞いてあげられるんだろう・・・。」
日々、納期やコストのプレッシャーと戦っている調達マネジャーにとって、余裕を持って過ごすのは決して簡単なことではありません。
忙しさがピークの時に、調達部員からトラブルの報告が入ると、つい表情がこわばってしまったり、突き放すような言い方になってしまったりすることもありますよね。後になって「あんな態度は良くなかったな」と一人で反省し、自分を責めてしまうこともあるかもしれません。
大切なことは無理に感情を抑え込むことではなく、自分の心の状態を上手に整理する技術を知ることです。「つい出てしまう反応」を少しだけ変えることができれば、調達部員とのコミュニケーションがこれまでよりもスムーズになりますよ。
今回のブログでは、忙しい時でも落ち着いて調達部員の話を聞けるようになるための、具体的な3つのステップをご紹介しますので、
今回は、【調達組織風土改革】調達部員の話に「険しい顔」をしていませんか？相談しやすい空気を作る3つのステップについてお伝えしますので、ぜひご覧ください。
【調達組織風土改革】調達部員の話に「険しい顔」をしていませんか？相談しやすい空気を作る3つのステップ
ステップ① 言葉を出す前に、自分の心を「実況中継」してみる
それでは、ここから調達部員が相談しやすい空気を作るための、具体的な3つのステップについてお話ししていきます。まず1つ目のステップは、自分の心の動きを客観的に眺めてみることです。
感情を整えるのが難しいのは、湧き上がった怒りや焦りと、自分自身が一体化してしまっているからです。そこで、言葉を飲み込んでただ耐えるのではなく、あえて3秒ほどの時間を使って、今の自分の状態を頭の中で「実況中継」してみてください。
【自分の心を実況中継する（例）】
- 調達部員から「納期が大幅に遅れそうです」と急な報告を受けたとき →（実況中継）「あ、今自分は『調整が大変になるぞ』と焦っているな」
- 同じミスを繰り返した調達部員が相談に来たとき →（実況中継）「今、自分の中に『いい加減にしてほしい』というイライラが湧いてきたな」
このように、自分の感情をもう一人の自分が観察しているような感覚を持つことが大切です。
「怒っている自分」を外側から眺めることで、脳の冷静な部分が働き始めます。すると、衝動的に厳しい言葉をぶつける前に、「まずは事実を確認しよう」という調達マネジャーとしての冷静な判断を取り戻すための土台ができるようになります。
ステップ② 「事実」と「感情」を切り離して、課題として捉える
調達部員のミスやトラブル報告を受けたとき、ついイライラしてしまうのは、その問題を「自分への負担」や「自分の管理不足」といった個人的な感情と結びつけてしまうからです。しかし、起きた出来事そのものには感情はありません。
大切なのは、目の前の状況を「解決すべきパズル」のように捉え直すことです。自分と問題を切り離すことで、感情に振り回されることなく、次の一手を冷静に考えられるようになります。
【「事実」と「感情」を切り離して課題として捉える（例）】
- 調達部員が発注漏れをしてしまったとき
（事実・課題）「発注が漏れている」という現状に対し、「どうカバーし、再発を防ぐか」という業務上の課題としてのみ向き合う
- 納期遅延の相談をギリギリに持ってきたとき
感情を脇に置き、「今、解決すべきことは何か」という一点に集中することで、調達マネジャーとしての言葉に鋭さがなくなり、調達部員も萎縮せずに前向きな議論ができるようになります。この「課題として見る視点」が、調達チーム全体のトラブル解決スピードを上げることにもつながります。
ステップ③ 最初の言葉を「労い」から始める
ステップ③は、調達部員からの報告に対し、まず「労い」の言葉をかけることです。
どれだけ自分の感情を整えても、第一声が「なぜそうなったの？」という詰問から始まってしまうと、調達部員は身構えてしまいます。たとえトラブルの報告であっても、まずは「報告してくれて助かった」「早めに共有してくれてありがとう」と一言添えてみてください。
先に感謝や労いを伝えることで、調達部員の心の緊張が解け、隠し事をせずに本当の状況を話しやすい空気が生まれます。
【最初の言葉を「労い」に変える（例）】
- 調達部員がトラブルを言いにくそうに持ってきたとき
（労いの言葉）「まずは報告ありがとう。早めに言ってくれたから対策が立てられるよ」と受容する
- 急ぎの相談で部内会議の合間に声をかけられたとき
（労いの言葉）「声をかけてくれて助かるよ。5分後ならしっかり聞けるから、そこで話そうか」と歩み寄る
このように、話し始めの「一言目」を意識的に選んでみてください。
調達マネジャーが最初に味方である姿勢を示すことで、調達部員は「調達マネジャーに相談すれば解決に向かえる」という安心感を持つようになります。この積み重ねが、ミスを隠さない組織風土や、トラブルを最小限に抑える強い調達チームへとつながっていきます。
まとめ
- 相談しやすい雰囲気を作るステップ① 言葉を出す前に、自分の心の動きを客観的に実況中継して、感情を整える。
- 相談しやすい雰囲気を作るステップ② 起きた出来事から自分の感情を切り離し、解決すべき調達業務上の課題としてフラットに捉える。
- 相談しやすい雰囲気を作るステップ③ 報告に来た調達部員に対し、まずは「労い」の言葉をかけることで心理的な安心感を作る。
まず、言葉を出す前に3秒だけ自分の心を実況中継することから始めてみませんか？
忙しい毎日の中で、常に冷静でいることは簡単ではありません。しかし、ほんの少しの意識で、調達部員との関係や調達チームの空気は確実に変わっていきます。
今回のブログで最もお伝えしたかったのは、感情を無理に抑え込む必要はないということです。まずは、トラブルの報告を受けた瞬間に「あ、今自分は焦っているな」と、心の中で実況中継をすることから始めてみてください。そのわずか3秒のゆとりが、調達マネジャーとしての冷静な判断と、調達部員への優しい一言を引き出してくれます。
最初から完璧にできなくても大丈夫です。まずは自分自身の心の動きに気づくことが、大きな一歩になります。日々の調達業務の中で、一つひとつ楽しみながら試してみてください。調達マネジャーが穏やかに話を聞けるようになることで、調達部員が安心して力を発揮できる調達チームに変わっていきます。
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